[RESOLVIDO] Cadastro de itens - campos contabeis e fiscais

Bom dia Pessoal.
Temos alguns problemas no cadastro de itens, mais ligado ao processo, e gostaria de trocar umas ideias com as pessoas que já conseguiram alguma solução.

A criação dos itens fica a cargo da engenharia.
Após a criação, na teoria, eles deveriam de alguma forma avisar o fiscal / contabil para verificação da classificação fiscal (nem sempre será mantida a da família) e a conta contábil, no caso de itens débito direto e físico.
Mas isto nem sempre ocorre, a acabamos tendo alguns problemas principalmente de contabilização errada ou alíquotas de IPI (que veio da classificação).
Hoje temos um especifico para o cadastro de itens, e num momento começamos a enviar e-mail para o fiscal informando da criação do item novo, mas a api de passar e-mail é um pouco lenta, e acabou impactando o trabalho da engenharia.

Alguém implementou alguma regra de processo, que ajude a evitar estes problemas ?